Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:
 

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.

• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.

• Lugar (puede ser opcional)

• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.

• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el Documento.

• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.

• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.

• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.

• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.

• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.

• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.